Un imprenditore ci chiede un  parere sulle responsabilità relativamente all’archiviazione dati, nel caso in cui vi sia delega a soggetto terzo (es.: Zucchetti Software). Eventualmente, quali sono gli elementi da prevedere per integrare il contratto tra delegante e delegato?

Risponde l’esperto Mauro Crosato, Avvocato amministrativista
Secondo l’Agenzia Italia Digitale (AGID), anche in caso di  affidamento in outsourcing del servizio di conservazione digitale, il produttore mantiene alcuni obblighi e responsabilità.
Secondo AGID, la  delega va formalizzata, esplicitando chiaramente le specifiche funzioni e competenze affidate all’outsourcer.
Il contratto di  servizio, deve prevedere, in forma espressa, in capo all’ousourcer, l’obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dallo stesso soggetto delegato.
Rimane comunque in carico al delegante, nella persona del proprio Responsabile della conservazione, vigilare sulla corretta esecuzione del processo di conservazione: sul fornitore graverà la sola responsabilità contrattuale nei confronti del soggetto delegante.
Pertanto, secondo quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dal DPCM 3.12.2013, anche il produttore di documenti soggetti ad archiviazione sostitutiva, che si sia affidato ad un soggetto terzo per l’attività di conservazione digitale, deve nominare un responsabile della conservazione e predisporre un proprio “manuale della conservazione”.
In questo caso, però, il contenuto del manuale della conservazione è limitato: secondo AGID, il manuale del produttore, che non conserva in proprio i documenti digitali, affidandosi ad un terzo, deve prevedere i seguenti capitoli:

  • I dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
  • La struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
  • La descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
  • La modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
  • La descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
  • La descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
  • I tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione;
  • Le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento.
    Correttamente, pertanto, le deleghe predisposte per l’attività di gestione dell’attività di conservazione, oltre a precisare dettagliatamente l’ambito della delega, fanno riferimento al responsabile aziendale della conservazione ed al relativo manuale.